Jak przygotować się do kontroli Inspekcji Transportu Drogowego?

Kontrole urzędowe mają to do siebie, że po prostu źle się kojarzą. Na dźwięk tego słowa pojawia się zazwyczaj niepokój, stres i obawa o to, czy wszystko, co będzie sprawdzane, znajduje się w należytym porządku. Jednak jeśli dobrze przygotujemy się do kontroli, to okazuje się, że nie ma się czego bać. Dziś podpowiadamy, co zrobić, by wizyta Inspekcji Transportu Drogowego w firmie przebiegła bez niepotrzebnych nerwów i nieprzyjemnych konsekwencji.

Kiedy Inspekcja Transportu Drogowego przeprowadza kontrolę w firmie?

Do tego, że funkcjonariusze Inspekcji Transportu Drogowego kontrolują kierowców w trasie, zdążyliśmy się już chyba przyzwyczaić. Widok charakterystycznie oznakowanych, zielonych pojazdów, nikogo związanego z transportem nie powinien dziwić. Jednak kontrole ITD w siedzibach firm transportowych także się zdarzają.

Kiedy? Zazwyczaj jest to efekt dostrzeżonych różnego rodzaju uchybień w czasie zwykłej kontroli przy drodze, ale mogą wynikać także z wniosku złożonego przez inny organ administracyjny, na przykład urząd skarbowy. Niejednokrotnie bywają również sytuacje, kiedy Inspekcja rutynowo postanawia sprawdzić przedsiębiorstwo. Co zrobić, gdy padnie akurat na nas?

Nie bój się kontaktu z inspektorami

Planowana kontrola jest zapowiadana, zatem o wizycie inspektorów firma zostanie powiadomiona odpowiednio wcześniej. Jeśli wskazany przez nich w zawiadomieniu termin jest niedogodny, najlepiej zwrócić się z prośbą o jego przełożenie. Należy tylko pamiętać, że kontrolerzy muszą  pojawić się w terminie od 7 do 30 dni od daty doręczenia pisma. Nie warto wymigiwać się od kontroli, gdyż za takie działanie grozi kara w wysokości nawet 10 tys. złotych. Co ważne, w zawiadomieniu znajdzie się numer telefonu do kontrolera – w razie jakichkolwiek wątpliwości warto skorzystać z możliwości kontaktu.

Przygotuj odpowiednie dokumenty do kontroli

W zawiadomieniu zawarta będzie informacja na temat tego, jakie dokumenty należy przygotować przed rozpoczęciem kontroli. Ich lista zależeć będzie od rodzaju świadczonych usług transportowych. To bardzo ważne, by przygotować je skrupulatnie i starannie, gdyż wszelkie braki w dokumentacji mogą stać się podstawą do nałożenia kary finansowej. Dokumenty z kontrolowanego okresu warto więc poukładać chronologicznie i ponumerować – to z pewnością ułatwi pracę kontrolerom i pozwoli uniknąć niepotrzebnych napięć. Kontrola sprawdza przede wszystkim ewidencję czasu pracy kierowców, ale zainteresować ją mogą także wszelkie dokumenty związane z uprawnieniami pracowników, badania techniczne pojazdów, licencje, czy też polisy OC.<

Jeśli to dla Ciebie nadal zbyt duży stres – powierz prowadzenie dokumentacji zewnętrznej firmie

Zakres kontroli przeprowadzanej przez ITD w przedsiębiorstwie transportowym jest bardzo szeroki. Najlepszym sposobem na to, by przejść przez nią bez zbędnych nerwów jest po prostu systematyczne i dokładne prowadzenie dokumentacji. Warto powierzyć ten obowiązek zewnętrznej firmie wyspecjalizowanej w tej dziedzinie, co niewątpliwie znacznie ułatwi sprawę.

Jeśli nie możesz wziąć udziału w kontroli osobiście, wyznacz reprezentanta

Podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego wymagana jest obecność kontrolowanego przedsiębiorcy. Nie oznacza to jednak, że właściciel firmy zawsze musi stawić się osobiście. Może odpowiednio wcześniej wyznaczyć reprezentanta. Oczywiście należy pamiętać, by takie upoważnienie sporządzić w formie pisemnej, a na reprezentanta wyznaczyć pracownika, którego darzymy zaufaniem i mamy pewność, że posiada odpowiednie kwalifikacje i wiedzę pozwalającą na to, by w razie potrzeby udzielić kontrolerom potrzebnych informacji i odpowiedzieć nawet na najtrudniejsze pytania dotyczące funkcjonowania firmy. Co więcej, można skorzystać także z opcji kontroli w siedzibie organu – wtedy należy poinformować o tym ITD i postępować według jej wytycznych.

Kontrola Inspekcji Transportu Drogowego to dla przedsiębiorcy niewątpliwie stresujący i intensywny czas. Jeśli jednak cała dokumentacja prowadzona jest prawidłowo – nie ma powodów do obaw.